Perubahan dan Pengembangan Organisasi
A. Kekuatan-kekuatan eksternal
Perubahan organisasi terjadi karena adanya perubahan-perubahan dalam
berbagai variable eksternal seperti system politik, ekonomi, teknologi, pasar,
dan nilai-nilai. Kenaikan biaya dan kelangkaan berbagai SDA, keamanan karyawan
dan peraturan-peraturan anti polusi, boikot pelanggan adalah beberapa contoh
factor-faktor lingkungan yang merubah kehidupan orang baik sebagai karyawan
maupun langgganan dalam tahun-tahun terakhir. Berbagai kekuatan eksternal dari
kemajuan teknologi sampai kegiatan-kegiatan persaingan dan perubahan pola
kehidupan, dapat menekan organisasi untuk mengubah tujuan, struktur dan metode
operasinya.
Kekuatan-kekuatan perubahan
eksternal, meliputi :
1.
Kebudayaan
2.
Pendidikan
3.
Sosial
4.
Politik
5.
Ekonomi
6.
Teknologi
B.
Faktor perubahan Organisasi
Secara garis besar faktor penyebab
terjadinya perubahan dapat dikelompokkan menjadi dua yaitu:
1.
Faktor
ekstern,
2.
Faktor
intern.
Faktor
Ekstern
Adalah penyebab perubahan
yang berasal dari luar, atau sering disebut lingkungan. Organisasi bersifat responsive
terhadap perubahan yang terjadi di lingkungannya. Oleh karena itu, jarang
sekali suatu organisasi melakukan perubahan besar tanpa adanya dorongan yang
kuat dari lingkungannya. Artinya, perubahan yang besar itu terjadi karena
lingkungan menuntut seperti itu. Beberapa penyebab perubahan organisasi yang
termasuk faktor ekstern adalah perkembangan teknologi, faktor ekonomi dan
peraturan pemerintah.
Perkembangan dan kemajuan teknologi
juga merupakan penyebab penting dilakukannya perubahan. Penggantian
perlengkapan lama dengan perlengkapan baru yang lebih modern menyebabkan
perubahan dalam berbagai hal, misalnya: prosedur kerja, kualitas dan kuantitas
tenaga kerja, jenis bahan baku, jenis output yang dihasilkan, system penggajian
yang diberlakukan yang memungkinkan jumlah bagian-bagian yang ada dikurangi
atau hubungan pola kerja diubah karena adanya perlengkapan baru.
Perkembangan IPTEK terus berlanjut
sehingga setiap saat ditemukan berbagai produk teknologi baru yang secara
langsung atau tidak memaksa organisasi untuk melakukan perubahan. Organisasi
yang tidak tanggap dan bersedia menyerap berbagai temuan teknologi tersebut
akan tertinggal dan pada gilirannya tidak akan sanggup survive.
Faktor Intern
Adalah penyebab perubahan
yang berasal dari dalam organisasi yang bersangkutan, yang dapat berasal dari
berbagai sumber antara lain:
- Problem
hubungan antar anggota,
- Problem
dalam proses kerja sama,
- Problem
keuangan.
Problem yang sering timbul berkaitan dengan
hubungan sesame anggota organisasi pada umumnya menyangkut masalah komunikasi
dan kepentingan masing-masing anggota.
C. Cirri-ciri Perkembangan organisasi
& metodenya.
Tujuan utama Pengembangan Organisasi adalah untuk
perbaikan fungsi organisasi itu sendiri. Peningkatan produktivitas dan
keefektifan organisasi membawa implikasi terhadap kapabilitas organisasi dalam
membuat keputusan berkualitas dengan melakukan perubahan terhadap struktur,
kultur, tugas, teknologi dan sumber daya manusia. Pendekatan utama terhadap hal
ini adalah mengembangkan budaya organisasi yang dapat memaksimalkan
keterlibatan orang dalam pembuatan keputusan yang efektif dalam organisasi.
Menurut Robbins (1984), usaha PO pada umumnya diarahkan pada dua tujuan akhir,
yaitu peningkatan keefektifan organisasi dan peningkatan kepuasan anggotanya.
Lebih lanjut, Robbins merinci tujuan PO sebagai berikut:
(1) Meningkatkan tingkat kepercayaan dan dukungan di antara anggota organisasi;
(2) Meningkatkan timbulnya konfrontasi terhadap masalah organisasi baik dalam
kelompok maupun antar-kelompok, sebagai kebalikan dari to sweeping problem
under the rug;
(3) Terciptanya lingkungan dimana otoritas peran yang ditetapkan ditingkatkan
dengan
otoritas berdasarkan pengetahuan dan keterampilan;
(4) Meningkatkan keterbukaan komunikasi secara horisontal, vertikal dan
diagonal;
(5) Menaikkan tingkat antusiasme dan kepuasan personal dalam organisasi;
(6) Menemukan solusi yang sinergis terhadap masalah; dan
(7) Menaikkan tingkat responsibilitas diri dan kelompok dalam perencanaan dan
implementasi.
Hampir semua pakar berpendapat bahwa pengembangan organisasi bertujuan
melakukan perubahan (Thoha, 2002). Dengan demikian, jika diterima pendapat
bahwa penyempurnaan dalam organisasi sebagai suatu sarana perubahan yang harus
terjadi maka kemudian secara luas pengembangan organisasi dapat diartikan pula
sebagai perubahan organisasi (organizational change) (Thoha, 2002: 8).
Ditambahkan pula, PO merupakan suatu pendekatan dan teknik perubahan organisasi
(Indrawijaya, 1983). Di dalamnya terkandung suatu proses dan teknologi untuk
penyusunan rancangan, arah dan pelaksanaan perubahan organisasi secara
berencana.
Ciri – ciri
Pengembangan Organisasi.
Suatu strategi pendidikan yang kompleks yang dimaksudkan untuk mengubah
keyakinan, sikap, nilai, dan struktur organisasi sehingga mereka dapat lebih beradaptasi
dengan teknologi baru, pemasaran dan tantangan, dan tingkat yang memusingkan
perubahan itu sendiri. Maka Pengembangan organisasi yang efektif memiliki
ciri-ciri sebagai berikut :
1. Merupakan strategi terencana dalam mewujudkan perubahan organisasional, yang
memiliki sasaran jelas berdasarkan diagnosa yang tepat tentang permasalahan
yang dihadapi oleh organisasi.
2. Merupakan kolaborasi antara berbagai pihak yang akan terkena dampak
perubahan yang akan terjadi.
3. Menekankan cara-cara baru yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja seluruh
organisasi dan semua satuan kerja dalam organisasi.
4. Mengandung nilai humanistik dimana pengembangan potensi manusia menjadi
bagian terpenting.
5. Menggunakan pendekatan komitmen sehingga selalu memperhitungkan pentingnya
interaksi, interaksi dan interdependensi antara berbagai satuan kerja sebagai
bagian integral di suasana yang utuh.
6. Menggunakan pendekatan ilmiah dalam upaya meningkatkan efektivitas
organisasi.
Bila selama ini kita hanya mengenal pembelajaran pada tingkat individu dan
kelompok, maka perkembangan manajemen telah mengenal pembelajaran organisasi
(learning organization), yang secara sederhana dapat diartikan sebagai :
organisasi yang secara terus menerus melakukan perubahan diri agar dapat mengelola
pengetahuan lebih baik lagi, memanfaatkan tekhnologi, memberdayakan sumber
daya, dan memperluas area belajarnya agar mampu bertahan di lingkungan yang
selalu berubah.
Metode Perubahan dan Pengembangan Organisasi.
Ada berbagai teknik yang dirancang para ahli, dengan tujuan meningkatkan
kemampuan berkomunikasi serta bekerja secara efektif, antar-individu maupun
antar-kelompok dalam organisasi. Beberapa teknik yang sering digunakan berikut
ini.
1. Sensitivity training, merupakan teknik OD yang pertama diperkenalkan dan
ayang dahulu paling sering digunakan. Teknik ini sering disebut juga T-group.
Dalam kelompok kelomok T (singkatan training) yang masing masing terdiri atas 6
– 10 peserta, pemimpin kelompok (terlatih) membimbing peserta meningkatkan kepekaan
(sensitivity) terhadap orang lain, serta ketrampilan dalam hubunga
antar-pribadi.
2. Team Building, adalah pendekatan yang bertujuan memperdalam efektivitas
serta kepuasaan tiap individu dalam kelompok kerjanya atau tim. Teknik team
building sangat membantu meningkatkan kerjasama dalam tim yang menangani proyek
dan organisasinya bersifat matriks.
3. Survey feedback. Dalam teknik sruvey feedback. Tiap peserta diminta menjawab
kuesioner yang dimaksud untuk mengukur persepsi serta sikap mereka (misalnya persepsi
tentang kepuasan kerja dan gaya kepemimpinan mereka). Hasil surveini diumpan
balikkan pada setiap peserta, termasuk pada para penyelia dan manajer yang
terlibat. Kegiatan ini kemudian dilanjutkan dengan kuliah atau lokakarya yang
mengevaluasi hasil keseluruhan dan mengusulkan perbaikan perbaikan konstruktif.
4. Transcational Analysis (TA). TA berkonsentrasi pada gaya komunikasi
antar-individu. TA mengajarkan cara menyampaikan pesan yang jelas dan
bertanggung jawab, serta cara menjawab yang wajar dan menyenangkan. TA
dimaksudkan untuk mengurangi kebiasaan komunikasi yang buruk dan menyesatkan.
5. Intergroup activities. Fokus dalam teknik intergroup activities adalah
peningkatan hubungan baik antar-kelompok.Ketergantungan antar kelompok , yang
membentuk kesatuan organisasi, menimbulkan banyak masalah dalam koordinasi.
Intergroup activities dirancang untuk meningkatkan kerjasama atau memecahkan
konflik yang mungkin timbul akibat saling ketergantungan tersebut.
6. Proses Consultation. Dalam Process consultation, konsultan OD mengamati
komunikasi , pola pengambilan keputusan , gaya kepemimpinan, metode kerjasama,
dan pemecahan konflik dalam tiap unit organisasi. Konsultan kemudian memberikan
umpan balik pada semua pihak yang terlibat tentang proses yang telah diamatinya
, serta menganjurkan tindakan koreksi.
7. Grip OD. Pendekatan grip pada pengembangan organisasi di dasarkan pada
konsep managerial grip yang diperkenalkan oleh Robert Blake dan Jane Mouton.
Konsep ini mengevaluasi gaya kepemimpinan mereka yang kurang efektif menjadi
gaya kepemimpinan yang ideal, yang berorientasi maksimum pada aspek manusia
maupun aspek produksi.
8. Third-party peacemaking. Dalam menerapkan teknik ini, konsultan OD berperan
sebagai pihak ketiga yang memanfaatkan berbagai cara menengahi sengketa, serta
berbagai teknik negosiasi untuk memecahkan persoalan atau konflik
antar-individu dan kelompok.
Proses
Perubahan Organisasi
Ada
beberapa tahapan dari proses perubahan suatu organisasi, contoh :
1. Karena ada tekanan & desakkan, dimana yang dimaksud di sini adalah,
tekanan & desakkan dari pihak luar atau dalam untuk mengembangkan suatu
organisasi agar mau berkembang dan berjalan lebih maksimal.
2. Interfrensi & Reorientasi biasanya melibatkan orang lain untuk
mengelola, dimana dibutuhkan pengenalan kembali agar mengingatkan apa yang
telah dicapai dan apa yang masih harus menjadi misi untuk mencapai visi suatu
organisasi tersebut.
3. Diagnosa & Pengenalan masalah, dimana di sini berusaha ditemukan, apa
yang menjadi sebab, dana mengakibatkan apa, serta bagaimana cara Organisasi
tersebut memecahkan suatu masalah dengan baik.
4. Penemuan & Komitmen dari penyelesaian, setelah menemukan suatu hal yang
baru terhadapa penyelesaiaan masalah, maka akan didaptkan komitmen baru, dimana
harus dijalankan, agar seseuatu kegagalan di masa lampau tidak terulangi lagi
di masa depannya.
5.Percobaan & penerimaan hasil, dimana setelah kita melakukan percobaan
suatu yang baru, kitapun harus dapat menerima hasilnya, dan mereview
kembali agar kita mengetahui dimana cacatnya suatu cara tersebut dan
memodifikasi kembali agar perubahan itu menjadi lebih baik dan sesuai dengan
yang diharapkan.
